Mẫu Email Bằng Tiếng Anh Trong Kinh Doanh

Business baoninhsunrise.com tiếng Anh thương mại ngày càng trở nên thông dụng bởi sự gia tăng giao lưu kinh tế giữa các nước. Bạn cũng đang có dự án kinh doanh với đối tác nước ngoài, tất nhiên viết email tiếng Anh để trao đổi là không thể thiếu. Để viết email tiếng anh chuyên nghiệp, hãy tham khảo những mẫu câu tiếng Anh thông dụng trong email thương mại dưới đây.

Bạn đang xem: Mẫu email bằng tiếng anh trong kinh doanh


Salutation & Greeting (Chào hỏi)Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)Reasons for writing (Lý do viết thư)Main point (Nội dung chính)Concluding sentence (Kết thúc email)Signing off (Ký tên)

2. Phần mở đầu – Beginning

Bắt đầu bức thư của bạn bằng việc chào hỏi và xưng hô với người nhận.

Nếu người nhận là phụ nữ thì hãy dùng Mrs cho phụ nữ đã kết hôn và Miss cho phụ nữ chưa lập gia đình

Ví dụ: Dear Mr. A/ Mrs. A/ Miss A

Còn nếu bạn không chắc chắn về vấn đề này, bạn có thể sử dụng cách gọi sau cũng không kém phần trang trọng

Ví dụ: Dear Sir/ Dear Madam

Nếu người nhận thư là người nước ngoài, bạn hãy gọi họ bằng Last name (Họ).

Ví dụ: Bạn gửi email cho một người đàn ông tên là John Doe, hãy viết phần mở đầu là Dear Mr. Doe. Còn nếu người nhận thư là người Việt, bạn có thể gọi họ bằng tên riêng hoặc họ tên đầy đủ. Ví dụ: Dear Mrs. Tran Anh Thao or Dear Mrs. Anh Thao


Nếu bạn đã biết tên người nhận
Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ),
Ví dụ: Dear Mrs. Khanh, Dear Mr. Gil, Dear Ms. Thao,
Nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name
Ví dụ: Hi Jolle, Dear Jolle….
Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người nhận
“To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

3. Chào hỏi – Opening comment

Hỏi sức khỏe trong mối quan hệ thân mật

How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?)

Hỏi thăm trong trường hợp trang trọng

I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)

I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)

Viết email trả lời cho ai đó

Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)

Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)

Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

Việc bạn cảm ơn hoặc nói “tôi rất vui khi nhận được email” làm người đọc cảm thấy được trân trọng và được đối xử với một phong cách lịch sự.


*

Email là một trong những cách thức trao đổi công việc thuận tiện và chuyên nghiệp nhất tại doanh nghiệp


We are happy to let you know that your article has been selected for publication. (Chúng tôi rất vui mừng thông báo rằng bài viết của bạn đã được chọn để xuất bản)

We are willing to arrange another meeting with the manager. (Chúng tôi sẵn lòng sắp xếp một cuộc họp khác với người quản lý)

We regret to inform you that the flight has been delayed due to bad weather conditions. (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng chuyến bay đã bị hoãn bởi điều kiện thời tiết quá xấu)

5.3. Complaining (Phàn nàn)

Cấu trúc câu phàn nàn:


I am writing to express my dissatisfaction with …(Tôi muốn bày tỏ sự không hài lòng của mình về…)

I am writing to expres my dissatisfaction with your customer service/ to complain about the quality of your products. (Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn/ để khiếu nại về chất lượng sản phẩm của bạn)

I would like to query the transport charges which seem unusually high (Tôi muốn thắc mắc về phí vận tải – cái mà có vẻ cao một cách bất thường)

We regret to inform you that your payment is considerably overdue. (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng thanh toán của bạn đã quá hạn quy định)

I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered. (Tôi đang rất quan tâm đến thông tin về việc công ty sẽ bồi thường như thế nào về những thiệt hại mà chúng tôi phải gánh chịu)

5.4. Apologizing (Xin lỗi)

Trong quá trình cộng tác, kinh doanh, chắc chắn sẽ không tránh khỏi những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn. Để đưa ra lời xin lỗi chân thành nhưng vẫn chuẩn mực, bạn có thể tham khảo các mẫu cấu trúc câu xin lỗi trong email dưới đây:

We are sorry for the delay in replying to … (Chúng tôi rất xin lỗi về việc chậm trễ trả lời…)

I regret any inconvenience caused (by) … (Tôi lấy làm tiếc về bất cứ sự bất tiện nào gây ra bởi…)

I would like to apologise for the (delay, inconvenience)… (Tôi muốn xin lỗi cho sự.. trì hoãn, bất tiện..)

Once again, please accept my apologies for … (Một lần nữa, làm ơn chấp nhận lời xin lỗi của tôi về..)

Những ví dụ ứng dụng:

We would like to apologize for any inconvenience caused. (Chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi vì những bất tiện mà chúng tôi đã gây ra)

Please accept our dearest apologies for this delay. (Làm ơn hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi vì sự chậm trễ này)

Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused. (Làm ơn hãy cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bồi thường những thiệt hại mà chúng tôi đã gây ra)

I am afraid I will not be able to attend the meeting tomorrow. (Tôi e rằng mình không thể tham dự cuộc họp ngày mai được)

5.5. Orders (Đặt hàng/hủy hàng/nhận đơn đặt hàng)

Cấu trúc câu đặt hàng/hủy hàng/ nhận đơn:

Thank you for your quotation of … (Cảm ơn về báo giá của anh về..)

We are pleased to place an order with your company for.. (Chúng tôi muốn đặt một đơn hàng với các anh cho sản phẩm…)

We would like to cancel our order No ….. (Chúng tôi muốn hủy đơn hàng số…)

Please confirm receipt of our order. (Làm ơn xác nhận đơn đặt hàng của chúng tôi)

I am pleased to acknowledge receipt of your order No …..(Tôi muốn xác nhận đã nhận đơn đặt hàng của các anh số…)

Your order will be processed as quickly as possible. (Đơn hàng của các anh sẽ được xử lý sớm nhất có thể)

It will take about (two/three) weeks to process your order. (Sẽ mất khoảng 2/3 tuần để xử lý đơn hàng của các anh)

We can guarantee you delivery before …(date) (Chúng tôi có thể đảm bảo việc giao hàng trước ngày…)


5.6. Attaching files (Đính kèm tệp)

Thông thường khi gửi email thương mại, chúng ta rất hay đính kèm các tài liệu liên quan. Để thông báo, nhắc nhở người nhận không bỏ sót phần này, bạn nên sử dụng các mẫu câu đính kèm tệp như sau:

Attached you will find… – Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này.

I am sending you…as an attachment – Tôi đã đính kèm…

Những ví dụ thực tế:

I am sending you the contract as an attachment. (Tôi đã gửi cho bạn hợp đồng trong phần tài liệu đính kèm)

Please find attached the file you requested. (Vui lòng tìm tài liệu bạn cần trong phần đính kèm)

I am afraid I cannot open the file you have sent me. (Tôi e rằng tôi không thể mở được các tệp đính kèm mà bạn đã gửi)

Could you send it again in PDF format? (Bạn có thể gửi lại tài liệu ở định dạng PDF được không?)

6. Kết thúc email – Concluding sentence

Cuối cùng, để tỏ rõ thiện chí, bạn không nên kết thúc email thương mại bằng một lời chào đơn giản. Thay vào đó, hãy giữ liên lạc với người nhận theo các cách như:

We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon – Rất cảm ơn sự giúp đỡ của bạn và mong nhận được hồi âm sớm.

Xem thêm: Top 5 Vị Tướng Khắc Chế Ekko Mùa 11, 1️⃣【 Khắc Chế Ekko

I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance – Tôi hy vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ.

Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin)

Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.)

I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)

Please do not hesitate to contact me/Please feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé)

I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)

If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)

I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)

Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).


7. Ký tên – Signing off

Sau đó hãy kết thúc thư và ghi đầy đủ họ tên của bạn.

Trường hợp thân mật

Best,

Best wishes,

Regards,

Take care,

Bye,

Trường hợp trang trọng

Yours faithfully (Trân trọng) – Nếu bạn bắt đầu thư bằng Dear Sir/Madam

Yours sincerely (Trân trọng) – Nếu bạn bắt đầu bằng cách viết tên, ví dụ Dear Mr.A/ Mrs.A/ Miss A

Sincerely Yours/ Sincerely/ Yours Truly (Trân trọng) – Phổ biến trong Anh-Mỹ

8. Lời kết


Soạn thảo một email thương mại chuẩn mực, chuyên nghiệp không phải là chuyện quá khó khăn. Bạn có thể sử dụng những mẫu câu thông dụng trong email thương mại bằng tiếng Anh trên đây để viết email trao đổi với khách hàng, đối tác một cách mẫu mực. Ngoài kỹ năng viết, bạn nên luyện nghe tiếng Anh online để dễ dàng trao đổi với đối tác, khách hàng quốc tế. Nếu bạn muốn nâng cao trình độ ngoại ngữ của mình và đang băn khoăn không biết nên sử dụng chương trình luyện nghe nói tiếng Anh online nào, hãy đến với baoninhsunrise.com baoninhsunrise.com.

baoninhsunrise.com baoninhsunrise.com là chương trình học tiếng Anh với chất lượng hàng đầu, không chỉ giúp bạn học tiếng Anh căn bản cho người mới bắt đầu hiệu quả mà còn giúp bạn có thời học tiếng Anh online với giáo viên nước ngoài 24/7, mọi lúc mọi nơi. Cùng với tài nguyên học không giới hạn với hơn 10,000 bài học thuộc 54 chủ đề, baoninhsunrise.com baoninhsunrise.com mang đến một môi trường giáo dục thật sự đa dạng, mang tính toàn cầu.

baoninhsunrise.com baoninhsunrise.com chương trình tiếng Anh online thế hệ mới với giáo trình hiện đại, cùng đội ngũ giảng viên đại học bản xứ và các Tutor luôn giám sát, đôn đốc việc học sẽ giúp bạn cải thiện trình độ Anh văn của mình một cách tối ưu nhất.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được nhận thêm nhiều ưu đãi từ baoninhsunrise.com ngay hôm nay: https://www.baoninhsunrise.com/